Verdelingsreglement voor educatieve en wetenschappelijke auteurs
I. Werken
Komen in aanmerking voor de vergoeding: de auteur, natuurlijke persoon van educatieve en wetenschappelijke boeken, cursussen losbladige publicaties, tijdschriftartikels, met inbegrip van literaire werken, brochures, catalogi, agenda's, kalenders, hotel/restaurant/reisgidsen, journalistieke teksten, praktijkgerichte teksten (knutselen, koken, sport), technische tekeningen, stripverhalen, foto's, plannen, kaarten, infographics, kunstboeken en alle andere werken van auteurs, die kunnen gekopieerd worden. Het gaat om publicaties zowel in het Nederlands als in andere talen, welke ook de uitgever is (binnen- of buitenland).
Publicaties op cd-rom, video of gepubliceerd op een website mag u vooralsnog niet aangeven bij Vewa. Vewa keert momenteel alleen vergoedingen uit voor werken gepubliceerd op papier. Het is wel degelijk de bedoeling dat er naar de toekomst toe een reprografievergoedingssysteem voor de digitale kopie wordt uitgewerkt en dat u een vergoeding ontvangt voor de werken verschenen op digitale dragers. Momenteel is er echter nog geen vergoedingssysteem voor de digitale kopie voorhanden.
Jaarlijks wordt de mogelijkheid om betaling van rechten bekendgemaakt in educatieve en wetenschappelijke tijdschriften, alsmede door de uitgevers, die hun auteurs van deze mogelijkheid op de hoogte stellen, evenals door scholen, hogescholen, universiteiten en andere kanalen.
II. Vergoeding
De vergoeding bestaat uit twee delen: enerzijds in verhouding tot het aantal gepubliceerde bladzijden en anderzijds forfaitair. Auteurs van de onder I vermelde werken kunnen een aanvraag tot betaling van de reprografievergoeding indienen.
A. Vergoeding per aantal bladzijden
De reprografievergoeding wordt jaarlijks berekend overeenkomstig het in het desbetreffende jaar (refertejaar) gepubliceerde aantal bladzijden. Een bladzijde bevat, normaal, gemiddeld minstens 250 woorden, met uitzondering van b.v. technische tekeningen, stripverhalen, foto's, plannen, kaarten, infographics. Enkel de bladzijden gepubliceerd of herdrukt in het desbetreffende jaar worden in aanmerking genomen. Slechts één druk of oplage per jaar per gepubliceerd werk komt in aanmerking. De vergoeding per bladzijde wordt jaarlijks door de Algemene Vergadering vastgesteld. Deze bedraagt voor de verdeling van de rechten in beginsel: 2,5 EUR voor de eerste 100 blz. van de aangifte, 0,5 EUR voor blz. 101 tot 1000 van de aangifte, 0,4 voor blz. 1001 tot 3000 van de aangifte. Er wordt geen vergoeding betaald boven de 3000 blz. Deze bedragen kunnen jaarlijks worden aangepast.
Editors van verzamelwerken kunnen aanspraak maken op hun pro rata aandeel van 10% (indien er meerdere editors zijn dienen deze de 10% te delen onder hen) van het totaal aantal bladzijden, bovenop de vergoeding voor hun eventuele eigen bijdrage aan het werk. Auteurs geven hun bijdrage dan voor 90% aan. Auteurs en editors samen kunnen dus niet meer dan 100% van het aantal bladzijden aangeven.
Hetzelfde (10%) geldt voor publicaties van wetteksten, verdragen, parlementaire documenten en andere waar u geen auteur van bent, enz.; wederom kunnen auteurs en editors samen niet meer dan 100% van het totaal aantal bladzijden aangeven.
Een werk, geschreven door meerdere auteurs, komt voor elk van die auteurs in aanmerking voor zijn persoonlijke bijdrage in het boek. Indien dit laatste moeilijk te bepalen is, dient een evenredig aantal bladzijden aangegeven te worden.
Voorbeeld: 3 auteurs werken samen aan een boek van 300 blz.. Elke auteur geeft 100 blz. aan, tenzij er een andere verdeelsleutel van toepassing is.
De vergoeding per aantal bladzijden is éénmalig.
Publicaties die in verschillende landen en/of in verschillende talen worden uitgegeven, komen in aanmerking voor aangifte, mits naleving van de hierboven vermelde richtlijnen.
B. De forfaitaire vergoeding
Elk jaar wordt aan de auteurs een forfaitaire vergoeding uitbetaald voor de werken, met betrekking tot de werken die in de loop van 10 jaar vóór het refertejaar gepubliceerd werden. Het bedrag van deze forfaitaire vergoeding wordt door de Algemene Vergadering vastgesteld. Dit bedrag kan jaarlijks worden aangepast.
Aangezien VEWA in naam van de auteurs, die ze vertegenwoordigt, de verschuldigde BTW betaalt, stelt de centrale administratie van de BTW deze auteurs vrij van de verplichtingen, die opgelegd worden door het wetboek van de BTW of van de uitvoering ervan. Deze vrijstelling van verplichtingen geldt natuurlijk enkel en alleen ten aanzien van de handelingen waarin VEWA is tussengekomen.
III. Aangifte
Auteurs dienen bij VEWA een aangifte in te dienen van de werken, die ze gepubliceerd hebben. De aangifte dient bij voorkeur te worden ingediend via de persoonlijke link die per mail wordt verstuurd naar alle Vewa leden of via een papieren formulier dat aan de leden die geen e-mailadres hebben wordt opgestuurd of dat mondeling of schriftelijk kan worden aangevraagd op het Secretariaat van VEWA, Klein Dalenstraat 46, 3020 Herent. Een verzoek tot aangifte wordt jaarlijks aan de auteurs gericht in de loop van de maand september/oktober.
De aangifte (zowel via de link als op papier) betreft naam, voornaam, rijksregisternummer, adres, e-mail, functie, instelling, rekeningnummer, fax en telefoonnummer van de betrokken auteurs en aanduiding van het soort van werken foto's, andere visuele werken, educatieve en wetenschappelijke teksten, literaire teksten, muziekpartituren, andere teksten en journalistieke teksten.
In de aangifte (zowel via de link als op papier) wordt het aantal bladzijden opgegeven, als auteur, editor, redactie en co-editor. Het document bevat een bepaling dat het aantal bladzijden naar waarheid is opgesteld en dat de ondergetekende verklaart deze aangifte naar waarheid te hebben ingevuld en er zich rekenschap van geeft in geval van fraude zich bloot te stellen aan vervolging wegens valsheid in geschrifte.
Na verwerking van het aangifteformulier, wordt binnen de 15 werkdagen een bevestiging gestuurd. Bij gebrek hiervan moet het secretariaat verwittigd worden.
IV. Controle en sancties
De aangifte wordt gecontroleerd door VEWA en door de commissaris. De auteurs, die een aangifte bij VEWA indienen, verklaren zich bereid ten allen tijde een volledige en gedetailleerde bibliografie op eenvoudige aanvraag van VEWA in te dienen. In geval van fraude stelt de auteur zich bloot aan vervolging wegens valsheid in geschrifte. De Raad van Bestuur kan, na onderzoek ter zake en met in achtname van alle vereisten voor een eerlijk en billijk proces, de onverschuldigde betalingen terugvorderen met inbegrip van de wettelijke interest, een blaam uitspreken en de auteur, die lid is, eventueel als lid schorsen of schrappen.
V. Berekening en betaling
Aan de auteurs wordt, vooraleer uit te betalen, een fiche overgemaakt waarin vermeld zijn:
- de berekeningsmethode en de vergoeding per blz.;
- de forfaitaire vergoeding;
- het aantal door de auteur gepubliceerde blz., die in aanmerking komen;
- de vergoeding waarop de auteur recht heeft;
- het afgehouden lidgeld (7 euro);
- het te ontvangen bedrag.
Aan de auteur wordt gevraagd of hij met deze berekeningswijze akkoord is, waarna betaald wordt op de rekening die werd opgegeven.
ingeval van vertaling komt 50% van de rechten toe aan de vertaler. De
auteur dient het desbetreffende bedrag aan de vertaler door te storten.
VI. Verhaalsmogelijkheden
Mogelijke vragen en geschillen kunnen schriftelijk worden ingeleid bij de Raad van Bestuur van Vewa en, voor zoveel als nodig, bij de bevoegde rechtbanken.
VII. De niet aan het buitenland betaalde gelden
De niet aan het buitenland betaalde gelden worden in een speciaal fonds gestort: Fonds Academic Fellowships VEWA. Deze gelden zullen besteed worden aan fellowships, waarbij academici uit ontwikkelingslanden en transitielanden voor studie en onderwijs naar ons land worden uitgenodigd.
De leden kunnen voorstellen voor fellowships melden aan het Secretariaat van VEWA, Klein Dalenstraat 46, 3020 Herent (zie website VEWA: Fonds Academic Fellowships VEWA).